Google'a Geçiş için en iyi uygulamalar: Google Apps paketini yapılandırma ve test etme

David Politis adlı geliştiriciden

Google'ı bir kez ve herkes için kullanmaya karar verdiniz. Çalışanlarınızı gemiye bindirdiniz ve harekete hazırlanmaya başladınız, peki sırada ne var?

Bu serinin önceki bölümleri:
  • Google'a Geçiş için en iyi uygulamalar: Hazırlık

Google Apps'ı yapılandırma

Satın Alma Lisansları

"Google'a geçme" kararını verdikten sonra, hamleyi gerçekleştirmeye başlamanın zamanı geldi. Her şeyden önce, alan adınızdaki kullanıcılar için Google Apps lisansları satın almanız gerekir. Kullanıcı başına lisans satın alabilmenize rağmen, mevcut tüm çalışanlar için bir kerede lisans satın almanızı öneririz. Google'a geçmeyi taahhüt ettiniz, bu yüzden finansal taahhütte bulunun ve taşıma işleminize başlayın. Ayrıca, her çalışan için bir lisans satın almadan alan adınızdaki Google Grupları gibi özellikleri tam olarak ayarlayamazsınız.

Bu serinin 1. Bölümünde tartıştığımız gibi, bir satıcı aracılığıyla koltuk satın alabilir veya doğrudan Google üzerinden satın alabilirsiniz. Taşıma işleminizin karmaşıklığı, taşımanız gereken veri miktarı ve çalışanlarınızın Gmail gibi tüketici ürünleri ile karşılaşan Google ürünlerinde sahip oldukları rahatlık düzeyi burada kararınızı belirleyecektir.

Google Apps Kurulum Sihirbazı'nı inceleyin

Kullanıcı lisansları satın aldıktan sonra, hesabınıza giriş yapın ve Google Apps Kontrol Paneli'ndeki Kurulum sekmesine gidin. (Kontrol paneline Gmail gelen kutunuzdan erişmek için dişli çark simgesini tıklayın ve ardından Bu alanı yönet'i seçin). Bir kez buraya, Google'ın derinlemesine kurulum sihirbazında dolaşacaksınız.

Her bölümdeki uygun ayarları seçerek her adımı dikkatlice geçtiğinizden emin olun. Ancak, "Uygulamalarınızı ayarlayın" bölümünde Posta'yı ayarlamamalısınız, çünkü bu, gelen tüm postaların mevcut posta sunucunuza değil Google Apps'a teslim edilmesine neden olur. Taşıma işleminizi tamamladıktan sonra kurulum sihirbazına geri dönebilir ve kendiniz ve kullanıcılarınız için posta ayarlayabilirsiniz.

Google Apps'ı test etme

Giriş yapın ve Google Apps'ı tanıyın

Google Apps hesabınızda posta alamayacak olsanız da (MX kayıtlarınızı yönlendirene kadar gerçekleşmeyecektir), ancak Kontrol Paneli'ndeki yönetim araçları da dahil olmak üzere Google Apps paketini tam olarak keşfetmek için birkaç saat harcamanız gerekir. Google Apps Marketplace'deki üçüncü taraf ürünleri. Emin olun:

  • Bir e-posta oluştur
  • Doküman, Çalışma Sayfası ve Slayt Oluşturma
  • Google+ profilinizi ayarlayın ve bir Google Hangout yapın
  • Etiketler, Filtreler ve Klasörler gibi posta ayarlarını keşfedin
  • Google Talk'u tanıyın

Google Apps Migration Tool'u kurun

Artık Google Apps'ı en temel düzeyde tanıdığınıza göre, verileri eski sisteminizden Google Apps'a taşıma zamanı. Genellikle insanların Google Apps'a veri taşıma hakkında konuştuğunu duyduğunuzda, bu posta, takvim ve kişiler anlamına gelir, bu yüzden burada ele alıyoruz. Yeni ortama farklı bakış açıları kazandırmak için verilerinizi ve en az bir kişinin, tercihen "teknik olmayan" bir çalışanın verilerini taşımanızı öneririz.

Herhangi bir veriyi taşımadan önce, işlem sırasında neyin aktarılacağını ve aktarılmayacağını ve taşındıktan sonra verilerin nasıl yeniden biçimlendirilebileceğini not etmelisiniz.

Taşındığınız sisteme bağlı olarak, taşınan veriler değişiklik gösterir. Microsoft Exchange'den (en yaygın geçiş) geçiş yapıyorsanız GAMME (Microsoft Exchange için Google Apps Migration) (PDF) yönetim kılavuzunu, sayfa 12-15'i kontrol edin. Taşıma sırasında aktarılmayacak en yaygın kullanılan Exchange özelliklerinden bazıları şunlardır:
  • Paylaşılan Klasörler - Bu işlevi, dağıtım listesi, forum ve daha fazlası olarak hizmet verebilecek Google Grupları aracılığıyla değiştirebilirsiniz.
  • .exe Dosyaları - (e-postalara eklenmiş olan)
  • Önem düzeyleri - Google, iletileri "önemli" veya "önemli değil" olarak işaretlemenize olanak tanır ve ayrıca "önemli" postaları genel e-postanın üzerine yerleştirmek için "öncelikli gelen kutusu" da oluşturabilirsiniz
  • İmzalar - Kullanıcılar Gmail ayarlarında e-posta imzalarını yeniden oluşturabilir veya yöneticiler, kuruluştaki imzaları standartlaştırmak için üçüncü taraf bir araç yükleyebilir
  • Harici paylaşılan kişiler - Bu özelliği yeniden kazanmak için Google Apps Marketplace aracılığıyla üçüncü taraf bir çözüm yüklemeniz gerekir
  • Görevler - Bu işlevselliği Google'ın doğrudan gelen kutusunda görünen yerel Görevler özelliğiyle değiştirin veya üçüncü taraf görev yönetimi çözümü yükleyin
Lotus Notes'tan geliyorsanız, çeşitli öğelerin nasıl taşınacağını belirlemek için GAMLN kılavuzunu (PDF) (özellikle sayfa 9-10) ziyaret edin. Aşağıda, taşıma sırasında bilmeniz gereken çeşitli değişiklikler listelenmektedir:
  • Posta klasörleri Gmail'de Etiketler olarak görünecektir - Kullanıcı klasör türünü İlk Kullanımda Paylaşılan veya Özel olarak değiştirdiyse, klasör oluşturma işlemi etiketleme başarısız olabilir
  • İzleme bayrakları Gmail'de Yıldızlar olarak görünür
  • Okunmamış işaretler taşınmaz
  • Takvim Taşıma:
    • Yetki verilen katılımcılar desteklenmiyor
    • Lotus Notes hafta sonu kuralları desteklenmez

Test için verileri Google Apps'a taşıyın

Taşıma sonrası özellik varyansını not ettikten sonra, verileri gerçekten taşıma zamanı. Tartışıldığı gibi, geldiğiniz sistem burada büyük bir fark yaratıyor. Exchange için GAMME aracını (veya kullanıcıların bilgisayarlarında yerel olarak depolanan veriler varsa Microsoft Outlook için Google Apps Sync'i (GASMO)), Lotus Notes için GAMLN kılavuzunu (PDF) kullanın ve bir buluttan buluta iletiyorsanız taşıma işleminde ShuttleCloud gibi kullanıma hazır bir ürün kullanabilirsiniz.

Kuruluşunuzdaki diğer hesaplar için benzer taşıma süreleri beklediğinizden, taşıma işleminin ne kadar sürdüğünü unutmayın (bu, sunucunuzun barındırıldığı yerdeki bağlantınızın kalitesine bağlıdır).

Taşıma sonrası değişiklikleri inceleyin

Verileriniz şirket içi sistemden Google Apps'a geçtikten sonra sistemi test etmek için aşağıdakileri yapın (sonuçta, yeni gözlü sistemler arasındaki farkları görüntülemek için sadece bir şansınız vardır):

  • Artık sıralama ve filtreleme gibi özelliklere sahip olmadığınız için Gmail'de aramayı kullanarak belirli bir mesajı bulun
  • Takviminizin doğru şekilde taşındığından emin olun
  • Kişilerin doldurulduğundan emin olun
  • Yeni sistemde en yaygın görevlerinizi nasıl yapacağınızı bildiğinizden emin olun

Gerçekte verileri taşıdıktan, hesabınızı ayarlayıp Google Apps'ın sunduğu her şeyi keşfettikten sonra, artık taşıma işleminin bir sonraki aşaması olan çalışan eğitimi ve değişiklik yönetimi için iyi bir donanıma sahipsiniz. Kendinizi şaşkın ve tereddütlü çalışanların onlarca soruya sahip olduğu bu aşamaya daha fazla hazırlamak için, çalışanların en çok kullanılan özellikleri ve bu özelliklerin Google Apps'a nasıl dönüştüğü ile ilgili cevaplar verdiğinizden emin olun.

Değişim yönetimi ve çalışan eğitimi hakkında daha fazla tavsiye için bu serinin 3. Bölümüne bakmayı unutmayın.

David Politis, Google Apps için bir numaralı bulut yönetimi ve güvenlik aracı olan FlashPanel'in üreticisi olan BetterCloud'un kurucusu ve CEO'su ve Google Apps kaynak sitesi AsktheGooru.com'dur . @DavePolitis'i takip edin .

Ayrıca okuyun:

  • Google'a Geçiş için en iyi uygulamalar: Hazırlık
  • Bir şirketin Google Apps e-posta taşıma: Bölüm 1
  • Bir şirketin Google Apps e-posta taşıma: Bölüm 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com